TULISAN_4SS_PENGANTAR BISNIS

 

Pengertian Outsourcing dalam Dunia Pekerjaan

Apa yang Dimaksud dengan Outsourcing?

     Outsourcing terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.
Mengapa kita harus mengalihkan pekerjaan yang sifatnya non-core? Karena perusahaan lain dapat mengerjakannya dengan lebih murah, lebih cepat, lebih baik dan yang lebih utama lagi adalah... karena kita punya pekerjaan lain yang sifatnya core yang lebih penting.

Dasar Hukum Outsourcing

Dasar hukum outsourcing adalah Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan:

Pasal 64 Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa Pekerja/Buruh yang dibuat secara tertulis.

Berdasarkan ketentuan pasal di atas, outsourcing dibagi menjadi dua jenis:

1. Pemborongan pekerjaan
   Yaitu pengalihan suatu pekerjaan kepada vendor outsourcing, dimana vendor bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pekerjaan yang dialihkan beserta hal-hal yang bersifat teknis (pengaturan oerasional) maupun hal-hal yang bersifat non-teknis (administrasi kepegawaian). Pekerjaan yang dialihkan adalah pekerjaan yang bisa diukur volumenya, dan fee yang dikenakan oleh vendor adalah rupiah per satuan kerja (Rp/m2, Rp/kg, dsb.). Contoh: pemborongan pekerjaan cleaning service, jasa pembasmian hama, jasa katering, dsb.
2. Penyediaan jasa Pekerja/Buruh
   Yaitu pengalihan suatu posisi kepada vendor outsourcing, dimana vendor menempatkan karyawannya untuk mengisi posisi tersebut. Vendor hanya bertanggung jawab terhadap manajemen karyawan tersebut serta hal-hal yang bersifat non-teknis lainnya, sedangkan hal-hal teknis menjadi tanggung jawab perusahaan selaku pengguna dari karyawan vendor.

Untuk pembahasan selanjutnya, istilah outsourcing akan disesuaikan dengan jenis kedua, yaitu outsourcing dalam bentuk penyediaan jasa pekerja/buruh.

Pekerjaan yang Dapat Dialihkan

Berdasarkan Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan:

Pasal 65 Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain dilaksanakan melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis. Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan lain sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: a. Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama; b. Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan; c. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan; dan d. Tidak menghambat proses produksi secara langsung. Perusahaan lain sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus berbentuk badan hukum. Perlindungan kerja dan syarat-syarat kerja bagi Pekerja/Buruh pada perusahaan lain sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sekurang-kurangnya sama dengan perlindungan kerja dan syarat-syarat kerja pada perusahaan pemberi pekerjaan atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Perubahan dan/atau penambahan syarat-syarat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur lebih lanjut dengan Keputusan Menteri. Hubungan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam perjanjian kerja secara tertulis antara perusahaan lain dan Pekerja/Buruh yang dipekerjakannya. Hubungan kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dapat didasarkan atas perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau perjanjian kerja waktu tertentu apabila memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), dan ayat (3), tidak terpenuhi, maka demi hukum status hubungan kerja Pekerja/Buruh dengan perusahaan penerima pemborongan beralih menjadi hubungan kerja Pekerja/Buruh dengan perusahaan pemberi pekerjaan. Dalam hal hubungan kerja beralih ke perusahaan pemberi pekerjaan sebagaimana dimaksud pada ayat (8). maka hubungan kerja Pekerja/Buruh dengan pemberi pekerjaan sesuai dengan hubungan kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (7).

Pasal 66 Pekerja/Buruh dari perusahaan penyedia jasa Pekerja/Buruh tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja untuk melaksanakan kegiatan pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses produksi, kecuali untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi. Penyediaan jasa Pekerja/Buruh untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi harus memenuhi syarat sebagai berikut : a. Adanya hubungan kerja antara Pekerja/Buruh dan perusahaan penyedia jasa Pekerja/Buruh; b. Perjanjian kerja yang berlaku dalam hubungan kerja sebagaimana dimaksud pada huruf (a) adalah perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam pasal 59 dan/atau perjanjian kerja waktu tidak tertentu yang dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh kedua belah pihak; c. Perlindungan upah dan kesejahteraan, syarat-syarat kerja, serta perselisihan yang timbul menjadi tanggung jawab perusahaan penyedia jasa Pekerja/Buruh; dan d. Perjanjian antara perusahaan pengguna jasa Pekerja/Buruh dan perusahaan lain yang bertindak sebagai perusahaan penyedia jasa Pekerja/Buruh dibuat secara tertulis dan wajib memuat pasal-pasal sebagaimana dimaksud dalam undang-undang ini. Penyedia jasa Pekerja/Buruh merupakan bentuk usaha yang berbadan hukum dan memiliki izin dari instansi yang bertanggung jawab dibidang ketenagakerjaan. 4. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2) huruf (a), huruf (b), dan huruf (d) serta ayat (3) tidak terpenuhi, maka demi hukum status hubungan kerja antara Pekerja/Buruh dan perusahaan penyedia jasa Pekerja/Buruh beralih menjadi hubungan kerja antara Pekerja/Buruh dan perusahaan pemberi pekerja.

Berdasarkan ketentuan dalam pasal 65 ayat 2 dan pasal 66 ayat 1, pekerjaan yang dapat dialihkan adalah pekerjaan yang bersifat penunjang dan tidak berhubungan langsung dengan proses produksi, atau dalam istilah bisnis disebut sebagai “non-core”.
PENTING: Perusahaan harus memastikan bahwa pekerjaan yang dialihkan memenuhi persyaratan sebagaimana tercantum dalam pasal 65 dan pasal 66 untuk menghindari terjadinya perubahan status hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh beralih menjadi hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan pemberi pekerja.

Cara Menentukan Core atau Non-core Suatu Pekerjaan
Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor: KEP.220/MEN/X/2004 Tentang Syarat-Syarat Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain:

Pasal 6
1. Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan pemborong pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama baik manajemen maupun kegiatan pelaksanaan pekerjaan;
b. Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan dimaksudkan untuk memberi penjelasan tentang cara melaksanakan pekerjaan agar sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan pemberi pekerjaan;
c. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan, artinya kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang mendukung dan memperlancar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan alur kegiatan kerja perusahaan pemberi pekerjaan.
d. Tidak menghambat proses produksi secara langsung artinya kegiatan tersebut adalah merupakan kegiatan tambahan yang apabila tidak dilakukan oleh perusahaan pemberi pekerjaan, proses pelaksanaan pekerjaan tetap berjalan sebagaimana biasanya.
2. Perusahaan pemberi pekerjaan yang akan menyerahkan sebagian pelaksanan pekerjaannya kepada perusahaan pemborong pekerjaan wajib membuat alur kegiatan proses pelaksanaan pekerjaan.
3. Berdasarkan alur kegiatan proses pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) perusahaan pemberi pekerjaan menetapkan jenis-jenis pekerjaan yang utama dan penunjang berdasarkan ketentuan ayat (1) serta melaporkan kepada instansi yang bertanggungjawab di bidang ketenagakerjaan setempat.

Berdasarkan ketentuan dalam Pasal 6 di atas, suatu pekerjaan dikategorikan sebagai core atau non-core adalah sepenuhnya ditetapkan oleh perusahaan.
Perusahaan membuat alur kegiatan proses secara keseluruhan dan menetapkan kegiatan/pekerjaan apa saja yang dikategorikan sebagai core atau non-core. Alur kegiatan ini kemudian dilaporkan kepada dinas tenaga kerja setempat sebagai landasan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada vendor outsourcing.

Posisi atau Pekerjaan yang Tidak Seharusnya Dialihkan
Posisi penting seperti supervisor atau manajer sebaiknya tidak dialihkan kepada vendor outsourcing karena perusahaan membutuhkan komitmen penuh dari mereka untuk mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Posisi supervisor keatas biasanya adalah karyawan yang sudah mengabdi lama di perusahaan, sehingga mereka mempunyai pengetahuan mendalam mengenai produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan, mesin dan peralatan kerja, karakteristik bahan baku, serta bagaimana melakukan suatu pekerjaan dengan benar.
Posisi dengan tingkat pengetahuan seperti ini harus dipertahankan sebagai karyawan tetap perusahaan, karena nilainya yang tinggi dan sulit digantikan.
Setiap pekerjaan atau fungsi bisnis yang dianggap strategis dan menjadi bagian dari kompetensi utama perusahaan tidak seharusnya dialihkan, karena bila ternyata dialihkan dan gagal, maka dapat dipastikan perusahaan akan kehilangan kemampuan untuk bersaing di pasar dan mengalami kerugian yang sangat besar.
Sebaliknya, pekerjaan atau fungsi bisnis apa pun diluar kompetensi utama perusahaan dapat dijadikan kandidat untuk outsourcing.

Keuntungan Melakukan Outsourcing
Beberapa keuntungan utama yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan outsourcing adalah:

1. Fokus pada kompetensi utama
   Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada core-business mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada.
   Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memfokuskan sumber daya ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan cara mengalihkan pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing dan memfokuskan sumber daya yang ada sepenuhnya pada pekerjaan strategis yang berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau peningkatan pendapatan perusahaan.
   Jika perusahaan anda adalah perusahaan manufaktur atau jasa, bukankah lebih baik anda fokus pada core-business anda membuat produk atau jasa berkualitas tinggi yang dapat memuaskan keinginan pasar, daripada menghabiskan sumber daya perusahaan yang terbatas untuk menangani persoalan ketenagakerjaan?
2. Penghematan dan pengendalian biaya operasional
   Salah satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal ini terjadi karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale” (ekonomi skala besar) dalam mengelola SDM.
   Sama halnya dengan perusahaan manufaktur, semakin banyak produk yang dihasilkan, semakin kecil biaya per-produk yang dikeluarkan. Bagi vendor outsourcing, semakin banyak SDM yang dikelola, semakin kecil juga biaya per-orang yang dikeluarkan.
   Selain itu, karena masalah ketenagakerjaan adalah core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi perhatian utama vendor outsourcing.
   Dengan mengalihkan masalah ketenagakerjaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya dengan menghapus anggaran untuk berbagai investasi di bidang ketenagakerjaan termasuk mengurangi SDM yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi ketenagakerjaan. Hal ini tentunya akan mengurangi biaya overhead perusahaan dan dana yang dihemat dapat digunakan untuk proyek lain yang berkaitan langsung dengan peningkatan kualitas produk/jasa.
   Bagi kebanyakan perusahaan, biaya SDM umumnya bersifat tetap (fixed cost). Saat perusahaan mengalami pertumbuhan positif, hal ini tidak akan bermasalah. Namun saat pertumbuhan negatif, hal ini akan sangat memberatkan keuangan perusahaan. Dengan mengalihkan penyediaan dan pengelolaan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat mengendalikan biaya SDM dengan mengubah fixed cost menjadi variable cost, dimana jumlah SDM disesuaikan dengan kebutuhan core-business perusahaan.
   Pentingnya mengendalikan biaya SDM dapat kita lihat saat ini. Krisis yang disebabkan oleh kerapuhan dan ketidakpastian ekonomi serta politik global menyebabkan pendapatan perusahaan terus menurun. Hal ini diperparah dengan munculnya kompetitor-kompetitor baru yang membuat persaingan pasar menjadi tidak sehat.
   Situasi ini menyebabkan perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil berusaha keras untuk tetap bertahan hidup dengan cara melakukan PHK besar-besaran untuk mengurangi fixed cost yang umumnya berada dikisaran 60-70% dari total biaya rutin.
   Pernahkan anda melakukannya? PHK besar-besaran ini sebenarnya dapat dihindari apabila perusahaan dapat mengoptimalkan SDM-nya untuk bekerja di core-business saja dan mengalihkan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing.
3. Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing
   Karena core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini dibandingkan dengan perusahaan. Kemampuan ini didapat melalui pengalaman mereka dalam menyediakan dan mengelola SDM untuk berbagai perusahaan.
   Saat menjalin kerjasama dengan vendor outsourcing yang profesional, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor outsourcing tersebut untuk menyediakan dan mengelola SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan.
   Untuk perusahaan kecil, perusahaan yang baru berdiri atau perusahaan dengan HRD yang kurang baik dari sisi jumlah maupun kemampuan, vendor outsourcing dapat memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan. Karena bila tidak ditangani dengan baik, pengelolaan SDM dapat menimbulkan masalah dan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan, bahkan dalam beberapa kasus mengancam eksistensi perusahaan.
4. Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar
   Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti memiliki keterbatasan sumber daya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat mengalihkan sumber daya yang terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-core dan tidak berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan kepada pekerjaan-pekerjaan strategis core-business yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, pendapatan dan keuntungan perusahaan.
   Jika dilakukan dengan baik, outsourcing dapat membuat perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon kebutuhan pasar. Kecepatan merespon pasar ini menjadi competitive advantage (keunggulan kompetitif) perusahaan dibandingkan kompetitor.
   Setelah melakukan outsourcing, beberapa perusahaan bahkan dapat mengurangi jumlah karyawan mereka secara signifikan karena banyak dari pekerjaan rutin mereka menjadi tidak relevan lagi.
5. Mengurangi resiko
   Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang.
   Jika situasi bisnis sedang bagus dan dibutuhkan lebih banyak karyawan, maka kebutuhan ini tetap dapat dipenuhi melalui outsourcing. Sedangkan jika situasi bisnis sedang memburuk dan harus mengurangi jumlah karyawan, perusahaan tinggal mengurangi jumlah karyawan outsourcingnya saja, sehingga beban bulanan dan biaya pemutusan karyawan dapat dikurangi.
   Resiko perselisihan dengan karyawan bila terjadi PHK pun dapat dihindari karena secara hukum hal ini menjadi tanggung jawab vendor outsourcing.
   Berbekal pengalaman yang panjang dalam melayani berbagai jenis perusahaan, vendor outsourcing dapat meminimalisir masalah-masalah yang mungkin timbul terkait dengan penyediaan dan pengelolaan SDM.
6. Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core
   Saat ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan.
   Mereka umumnya menyadari bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.
   Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini kepada vendor outsourcing yang lebih kompeten dengan memberikan sejumlah fee sebagai imbalan jasa terbukti lebih efisien dan lebih murah daripada mengerjakannya sendiri.

Penyebab Gagalnya Proyek Outsourcing

1. Kurangnya komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek outsourcing
   Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen dalam mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang proyek outsourcing, proyek outsourcing akan berjalan tanpa arahan yang jelas dan bahkan menyimpang dari strategi dan tujuan awal perusahaan.
2. Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara utuh dan benar
   Kurangnya pengetahuan akan outsourcing secara utuh dan benar dapat mengakibatkan proyek outsourcing gagal memenuhi sasaran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan gagal memilih vendor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan
   Komunikasi harus dilakukan secara efektif dan terarah agar tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing. Resistensi ini muncul karena:
       a. Kekhawatiran karyawan perusahaan akan adanya PHK.
       b. Adanya penentangan dari karyawan atau serikat pekerja.
       c. Kekhawatiran outsourcing dapat merusak budaya yang ada.
       d. Kekhawatiran akan hilangnya kendali terhadap pekerjaan-pekerjaan yang dialihkan.
       e. Kekhawatiran bahwa kinerja vendor dalam melakukan pekerjaan yang dialihkan ternyata tidak sebaik saat dikerjakan sendiri oleh perusahaan.
4. Terburu-buru dalam mengambil keputusan outsourcing.
   Proses pengambilan keputusan untuk outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati, terencana dan mempunyai metodologi yang jelas dan teratur. Jika tidak, hal ini malah menjadikan outsourcing sebagai keputusan yang beresiko tinggi.
   Misalnya jika perusahaan tidak mengevaluasi penawaran dan kontrak secara hati-hati, akibatnya adalah timbul perselisihan antara perusahaan dengan vendor terkait pelaksanaan outsourcing.
5. Outsourcing dimulai tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat.
   Tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat, tujuan dari proyek outsourcing tidak akan tercapai karena:
       a. Harapan perusahaan terhadap vendor tidak jelas.
       b. Perusahaan tidak siap menghadapi perubahan proses.
       c. Perusahaan tidak membuat patokan kinerja sebelum pengalihan kerja ke vendor.
       d. Peran dan tanggungjawab antara klien dan vendor yang tidak jelas.
       e. Tidak adanya dukungan internal.
       f. Lemahnya komunikasi atau manajemen internal.
       g. Lemahnya manajemen proyek, keputusan diserahkan sepenuhnya kepada vendor.   
6. Menurut analisis saya tentang outsourcing di Indonesia:
   Kalau menurut saya Sistem Kerja Kontrak itu ada baiknya, yaitu meransang para karyawan (pekerja) agar sungguh sungguh dalam melakukan pekerjaannya dan senantiasa berlaku disiplin - dalam arti selalu mengikuti aturan aturan yg ditetapkan oleh Perusahaan baik itu yg tertera dalam kotrak kerja maupun aturan lain yg dikeluarkan oleh Perusahaan. Disamping itu, dengan sistem ini, para karyawan dituntut untuk selalu meningkatkan kemampuan kerja agar berprestasi. Orang yg berprestasi baik ada kemungkinan untuk dipilih kembali dalam kontrak berikutnya. Dengan begitu, para karyawan tidak bekerja sesuka hati dan berleha leha selama masa kontrak berjalan.
   Disisi lain, dgn sistem ini terkadang Perusahaan bersikap tidak menghargai prestasi orang. Misalnya, begitu masa kontrak selesai maka Perusahaan merekrut lagi pekerja yg baru tanpa memberi prioritas kepada pekerja pekerja yg berprestasi untuk bekerja lagi di Perusahaan itu.
   Saya kira itulah keuntungan dan kerugian penerapan sistem Kerja Kontrak.
   SUMBER: http://mdiorentino.blogspot.co.id/2013/06/pengertian-outsourching-dalam-dunia.html?view=sidebar